Perencanaan SDM pada Sekolah

Oleh Khairul Azan, Dosen STAIN Bengkalis & Ketua DPD GAMa Riau Kabupaten Bengkalis

Tingginya tuntutan akan mutu pendidikan membuat sekolah harus mampu meningkatkan kinerjanya secara terus menerus. Kinerja sekolah akan meningkat ketika didukung oleh manusia-manusia yang berkualitas di dalamnya. Untuk mendapatkan manusia yang berkualitas sangat dipengaruhi oleh sebaik apa perencanaan yang dibuat. Perencanaan adalah fungsi utama dalam manajemen sumber daya manusia yang memiliki peran penting. 

Dengan adanya perencanaan gambaran tentang kualitas SDM yang dimiliki kedepannya telah tergambar di depan mata. Tetapi bukan berarti fungsi lain dari manajemen itu tidak penting, melainkan sama-sama pentingnya, hanya saja fungsi lain yang dimaksud akan bisa dijalankan ketika perencanaannya telah dibuat secara matang. 

Menurut Siagian (1994) perencanaan SDM adalah langkah-langkah tertentu yang diambil oleh manajemen guna menjamin bahwa bagi organisasi tersedia tenaga kerja yang tepat untuk menduduki berbagai kedudukan, jabatan, dan pekerjaan yang tepat pada waktu yang tepat. Kesemuanya dalam rangka mencapai tujuan dan berbagai sasaran yang akan ditetapkan. 

Sementara itu menurut Sofyandi (2008) perencanaan SDM (human resource planning) merupakan fungsi utama dalam manajemen SDM dan sebagai bagian dari fungsi perencanaan strategi organisasi yang didefinisikan sebagai  suatu proses sistematis dan berkesinambungan dalam menentukan kebutuhan SDM di masa depan baik kuantitas maupun kualitas pada waktu yang tepat, posisi yang tepat, melakukan berbagai pekerjaan yang tepat, dalam jangka panjang guna mengantisipasi perubahan lingkungan dan organisasi serta meminimasi biaya dalam rangka pencapaian tujuan individu dan organisasi. 

Lebih lanjut hal senada juga diungkapkan oleh Rue (2000) yang mengatakan  bahwa “Human resource planning is the determining the human resource needs of an organization and ensuring that the organization has the right number of qualified people in the right jobs at  the right time”. 

Berdasarkan beberapa pengertian di atas dapat dipahami bahwa yang dimaksud dengan perencanaan sumber daya manusia sekolah pada intinya adalah serangkaian kegiatan dalam rangka menentukan dan menetapkan standarisasi SDM yang dikehendaki oleh sekolah. Adapun SDM dalam konteks sekolah disebut dengan tenaga pendidik dan tenaga kependidikan. Standarisasi dalam hal ini menyangkut kuantitas dan kualitas SDM yang dibutuhkan. Proses perencanaan ini dilakukan melalui tahapan analisis permasalahan dan kebutuhan yang berbasis pada pertimbangan hasil analisa kekuatan, kelemahan, peluang dan ancaman yang dimiliki oleh organisasi sekolah. 

Ada beberapa aspek yang diperhatikan dalam membuat sebuah perencanaan SDM sekolah. Paling tidak meliputi:

• Aspek kualitas
• Aspek kuantitias
• Aspek perubahan lingkungan dan organisasi
• Aspek penempatan atau posisi
• Aspek loyalitas dalam bekerja
• Aspek biaya

Faktor-faktor yang Mempengaruhi Perencanaan SDM Sekolah

Perencanaan sumber daya manusia sekolah sangat dipengaruhi oleh berbagai faktor. Jika kita merujuk kepada teori MSDM dalam dunia bisnis seperti yang dijelaskan Gomes (2003) dalam bukunya yang berjudul “Manajemen Sumber Daya Manusia”, maka yang mempengaruhi perencanaan SDM itu paling tidak menurutnya dilihat dari dua sisi yaitu: faktor ekternal dan internal. 

Meski pandangan bisnis terkadang tidak sepenuhnya sama dengan apa yang dilakukan dalam dunia pendidikan namun dalam konteks ini menurut penulis tidak ada bedanya. Dua sisi tersebut memang menjadi faktor yang mempengaruhi dalam membuat perencanaan SDM Sekolah.

Faktor Eksternal

Faktor eksternal berhubungan dengan sesuatu yang ada diluar organisasi. Dimana pertumbuhan dan perkembangannya berada diluar kemampuan organisasi untuk mengendalikan atau mengaturnya. Adapun faktor eksternal dimaksud diantaranya terbagi menjadi tujuh bagian yaitu : 1) Peraturan perundang-undangan, 2) teknologi, 3) politik, 4) situasi ekonomi, 5) kompetitor, 6) sosial budaya, 7) dan tuntutan stakeholders.

Perencanaan SDM yang baik adalah ketika bagian yang merumuskan perencanaan tersebut memperhatikan ketujuh faktor yang ada. Apabila tujuh faktor tersebut tidak diperhatikan maka akan mengakibatkan perencanaan tidak akan matang. Ketika perencanaan tidak matang maka akan berdampak pada hasil yang tidak sesuai dengan yang diharapkan. Oleh karena itu ketujuh faktor ekternal di atas sangat mempengaruhi dalam membuat perencanaan SDM sekolah.    

Faktor Internal

Berbeda dengan faktor eksternal. Jika faktor ekternal itu berhubungan dengan sesuatu yang ada di luar organisasi, maka faktor internal yang dimaksud dalam hal ini adalah faktor-faktor yang berhubungan dengan sesuatu yang ada di dalam organisasi. Apa saja itu, diantaranya adalah: 1) Rentra (rencana strategis), 2) keuangan sekolah, 3) besaran sekolah, 4) tugas, fungsi dan posisi, 5) dan  ouput dari  jasa yang tawarkan oleh sekolah sebagai lembaga pendidikan (lulusan). 

Pengaruh dari lima faktor internal di atas sama halnya dengan pengaruh yang diberikan oleh faktor eksternal seperti yang dijelaskan. Dimana ketika lima faktor tersebut tidak dipertimbangkan dalam perencanaan SDM sekolah maka akan berdampak pada tidak maksimalnya sebuah perencanaan yang dibuat, dan ketika itu terjadi maka hasilnya yang mengharapkan tersedianya sumber daya manusia sekolah yang berkualitas akan sulit ditemukan. 

Tahapan dalam Perencanaan SDM Sekolah

Sebuah pekerjaan akan maksimal hasilnya ketika dilakukan secara bertahap (sistematis). Begitu juga dalam merumuskan perencanaan SDM sekolah. Dimana dalam perumusannya perlu melalui tahapan yang telah ditetapkan. Tahapan ini dilakukan guna meminimalisir resiko yang terjadi yang berakibat pada tidak maksimalnya perencanaan yang dibuat. 

Adapun tahapan yang perlu dilalui dalam membuat perencanaan SDM yaitu: pertama, menetapkan tujuan perencanaan SDM. Kedua, melakukan analisis kebutuhan yang berbasis pada lingkungan strategis (eksternal dan internal). Ketiga, dari analisa kebutuhan tersebut maka menghasilkan sebuah keputusan tentang beban kerja yang harus dipenuhi dan tenaga kerja yang dibutuhkan untuk melaksanakan beban kerja yang dimaksud. Keempat, menentukan standarisasi dari SDM yang akan mengisi. Penentuan standar dalam hal ini berhungan dengan jumlah yang dibutuhkan (kuantitas) dan kriteria SDM yang diharapkan (kualitas). Kelima, membuat strategi dalam mendapatkan SDM yang berkualitas dan menetapkan rencana SDM yang telah dirumuskan. 

Daftar bacaan

Gomes, Faustino Cardoso. 2003. Manajemen Sumber Daya Manusia. Yogyakarta: Penerbut Andi.

Siagian, Sondang P. 1994. Manajemen Sumber Daya Manusia. Bandung: Bumi Aksara.

Sofyandi, Herman. 2008. Manajemen Sumber Daya Manusia. Yogyakarta: Graha Ilmu.

Rue, Leslie. 2000. Human Resource Management. Me Graw Hill. USA.